Tipy na potopení projektu: #1 Trvejte na oblíbeném komunikačním kanále

Petr 'PePa' Pavel   24. 10. 2017

Někdo si rád pokecá, jiný posílá e-maily, geek zásadně zprávy. Projekt můžete s minimem úsilí potopit hned na začátku, když budete jeho kontext probírat výhradně přes Messenger. I když se ale zapomenete a kývnete na schůzku nebo telefonát, můžete projekt stihnout zabít ještě později - třeba tím, že nepořídíte zápis.

Ze života hmyzu

Nastoupil jsem jako externista do rozjetého projektu větší organizace. Vedoucí jednoho oddělení pracoval s programátorem jiného oddělení na rozšíření informačního systému. Na uvítanou jsem dostal kilometr dlouhý e-mail, jehož historie sahala rok zpátky. Nedával mi vůbec smysl, ale doufal jsem, že se chytnu, když ho začnu číst od konce. Bohužel.

Začínal zadáním, které bylo příliš obecné. Programátor položil několik otázek, dostal podobně mlhavé odpovědi a takhle to pokračovalo. Doba mezi odpověďmi se prodlužovala, frustrace hráčů rostla. Programátor se pokoušel zadání splnit, hodně toho naprogramoval, hodně změnil a podle toho aplikace vypadala. Nakonec podal výpověď.

Mohl jsem na e-mail odpovědět zase e-mailem, tradice je tradice :-) Zeptat se na dvě nejdůležitější věci v naději, že zbytek se objasní později. Pinkali bychom si takhle e-maily, než by mi došla trpělivost a utekl bych taky.

Místo toho jsem usoudil, že e-mailem to nepůjde, takže jsem ho používal jen na domlouvání telefonátů a posílání zápisů. Hned zkraje jsem přiznal, že nevím, o čem je řeč a nechal jsem si všechno vysvětlit od začátku. Strávili jsme na Skype tři hodiny, během kterých jsem si dělal poznámky. Do druhého dne jsem udělal zápis, abychom měli všechno ještě v čerstvé paměti. Zákazník měl k němu spoustu oprav a doplnění, které jsem moc nechápal. Domluvil jsem si další hovor a za dvě hodiny jsme to doklepli. Opět jsem poslal zápis, opravené zadání, a bylo hotovo.

Kdo za to může

Aby bylo jasno: problém nebyl v tom, že by původní programátor blbě chápal, nebo zákazník nevěděl, co chce. Zákazník byl vizionář, měl výbornou představu o tom, k čemu a zhruba jak má aplikace sloužit. Jen to nedokázal popsat. Programátor uměl dobře programovat, ale bez stabilního zadání neměl šanci. Chyba byla v tom, že řešili nejasnosti přes e-mail.

Na začátku projektu je klíčové se zadavatelem mluvit a pomoci mu doladit detaily nebo i celý koncept. Později, když je rámcově už všechno jasné a potřebujete od něj jen malá rozhodnutí, můžete zkusit e-mail nebo zprávy. Záleží ale na konkrétním člověku a množství informací, které potřebujete probrat.

Takže si to shrneme

1. Vyžádejte si od zákazníka zadání e-mailem nebo v dokumentu.
2. Po přečtení se sejděte nebo spojte telefonem. Proberte všechno do detailu, dělejte si poznámky.
3. Napište zápis a dejte ho zákazníkovi schválit.

Co dál

Příští tip bude o fóbii z uživatelů. Vůbec se s nimi nebavte a držte se pevně zadání. Odměnou vám bude jejich teskný nářek.

O volbě správného komunikačního kanálu i jiných věcech si přijďte popovídat na mé školení.